第一节 物料管理综合制度

    一、总则

    第一条 物料由生产部核算、计划。

    第二条 物料由采购科订购。

    第三条 物料由仓库人员管理与控制。

    第四条 物料管理由厂长办公室直接监督。

    第五条 物料管理部门必须以公司的经营目标和生产任务为中心，指导和推动物料的供应工作。

    第六条 物料管理部门必须保障生产的正常运转，不可中途断缺物料，怠误生产。

    第七条 要做到物料的平衡、订购、分配工作，做到经济、合理、及时、齐全地供应各种物料。

    第八条 物料管理部门要做到统一计划、统一订购、统一分配、统一调度、统一管理。

    第九条 要尽量减少呆滞物料的产生，尽量降低物料的成本，提高物料的利用率。

    第十条 要保证物料的质量、数量。

    二、物料的分类、核算与订购

    第十一条 根据本公司生产物料的实际情况，可分为三大类：1）主料类；2）辅料类；3）包装物品类。

    第十二条 物料的核算与计划，应该注意以下几个问题：

    1、什么款式。

    2、多少数量。

    3、哪种主料。

    4、用什么辅料。

    5、单位用料。

    6、单位辅料用量。

    7、交货时间。

    8、生产所需时间预算。

    9、物料进货所需时间。

    第十三条 生产部根据第十三条所提供的信息，核算物料，编制好物料订购计划，通知采购部订购。

    第十四条 在物料核算中，要本着务实、准确的精神，做好物料的预算工作。

    第十五条 采购科一定要配合生产部，确保物料的供应，否则如果怠误生产经营，将要追究当事人的责任。

    第十六条 物料的采购，要坚持“货真价实”的原则，要有高度的成本观念。

    三、仓储库管理

    （一）仓库的规划

    第十七条 库位标识、库位编号，依下列原则办理，并于适当位置作明显标识。

    1、层次别，依下列原则办理，并于适当位置作明显标识。

    2、库位流水编号。

    3、通道别，依ABC顺序编订。

    4、仓库别，依ABC顺序编订。

    第十八条 物料管理部门要依库位配置情况、绘制“库位标识图”悬挂于仓库明显处。

    第十九条 仓库管理人员要掌握各库位、各产品规格的进出动态。

    （二）仓库的物料验收

    第二十条 物料的验收由仓管负责。

    第二十一条 物料验收人员要亲自同交货人办理交接手续，核对、清点物料名称、数量、颜色是否一致。并在货物单上签字。

    第二十二条 在验收过程中，验收人员必须按照公司的有关检验文件，进行检验，要严格执法，不可徇私舞弊。

    第二十三条 在物料验收中，如果质量不合格，数量短缺，立即通知采购科和有关领导等候处理。

    第二十四条 物料验收合格后立即：1）填好“物料入厂检验表”；2）来料汇报单；3）编号入账；4）归入库位。

    （三）仓库领料、发料规则

    第二十五条 领料单的设置，分三联：1）领料部门存根；2）仓库记账凭证；3）办公室备查。

    第二十六条 领料的控制，车间用料一定要认真核算，不能超额领料，车间不能积压物料，仓管与车间各级管理人员共同控制，一定要有成本观念、物控意识。

    第二十七条 领料单，由各部门组长签发，由车间主管审核，再到仓库领料，否则，仓管有权拒绝发料。

    第二十八条 各部门主管在审核领料时，要注意以下几个问题：

    1、审核领料单上的物料是否需要。

    2、审核领料单上的数量与实际需要是否相等。

    3、审核领料单上的内容是否正确。

    第二十九条 各部门所需物料必须根据生产数量来开领料单，如果不按规定开领料单造成物料积压车间，要追究主管的责任。

    第三十条 仓管在职发料时一定要凭领料单发料，以作记账凭证，不可没单发料，否则要追究当事人的责任。

    第三十一条 领料人在进入仓库时，严禁烟火。

    第三十二条 领料人员领好料，清点数目之后，马上离开仓库，不可在仓库里面闲聊、说笑、逗留。

    第三十三条 仓库管理人员要根据裁床单的数量发货，控制好物料的发放数量。

    第三十四条 对仓管人员贪图方便，违反发料原则，造成物料失效、积压，大料小用，优材劣用，以及差错，要追究当事人的经济责任。

    第三十五条 仓管人员要做到：一盘底、二核对、三发料、四减数。

    第三十六条 对所有发料凭证，仓库管理员要妥善保管，不得丢失。

    第三十七条 料发好后，要马上入账，做到账目进出平衡，不可多进少出，也不少进多出。

    （四）仓库责任管理条例

    第三十八条 仓管人员要严格遵守本条例及公司制定的各项管理制度。

    第三十九条 仓管人员要积极配合各生产部门的生产活动，做好物料发放工作。

    第四十条 要合理利用仓库空间，规划好仓库物料的放置，严禁随便乱堆、乱放。

    第四十一条 通道内严禁堆放物料，要保证通道的绝对畅通。

    第四十二条 要保证仓库的清洁卫生，及时清除货物出库后的垃圾。

    第四十三条 仓管要认真履行公司赋予的管理权利和职责，不可擅离职守。

    第四十四条 要做好仓库的出库与入库记录，并且及时入账，不可拖拖拉拉。

    第四十五条 要定期组织安全检查，做好“防火、防盗、防害”等三防工作。

    第四十六条 要不定期到生产车间，检查物料情况，看有没有浪费或积压现象。

    第四十七条 下班后一定要关闭电源，关好门窗。

    第四十八条 要及时做好月底库存统计报表，同时做好仓库物料动态分析报告及滞料统计表。

    第四十九条 要及时处理好退料、库损等问题，并向生产部汇报。

    第五十条 要及时组织对滞料的处理，并提出合理的处理方案。

    第五十一条 要及时盘查常用物料的库存情况，做到心中有数，不可到了缺货才去申购。

    第五十二条 要根据生产情况、存货准则，合理发出申购指令。

    （五）退料处理规则

    第五十三条 退料分两种情况，一种是外购物料不合本公司的要求，需要退货；一种是本公司各生产现场：1）超额领料；2）节约用料盈余；3）物料不合格等情况。

    第五十四条 如果是在进货验收中，发现物料不合格：

    1、通知订购科。

    2、开物料退货通知单。

    3、贴上黄色拒收标签。

    4、报告有关领导。

    5、采购联络厂商取回所退物料。

    6、在进货日报表中，取消不合格进料。

    第五十五条 车间退料，必须由车间主管签发退料单，注明退料原因，清点退料数量、规格、型号。

    第五十六条 车间退回的物料，要分良品、不良品，如果是良品要归入库位，如果是不良品要报告办公室等待处理。

    （六）仓库账目管理

    第五十七条 仓库账目分三类：1）库存分类账；2）实物出入账；3）日记账。

    第五十八条 记账要按规范化记账，字迹要清楚。

    第五十九条 记账要日清月结，不积压，月报及时。

    第六十条 仓库账目由厂长直接安排专人负责保管、记账。

    第六十一条 仓库账目管理人员要绝对遵守公司的保密制度，不可泄露账务机密，否则要受到严重处罚。

    第六十二条 除公司高层领导可以查看账目之外，其他任何人不可随意查看仓库账目。

    第六十三条 账目要坚持“准确、务实，有据可依，有账可查，账账相符，账物相符”的原则。

    四、成品管理

    （一）成品的分类

    第六十四条 按检查规格可分为：1）合格品；2）不合格品。

    第六十五条 按品牌分类。

    第六十六条 按成品分类。

    （二）成品仓库的规划

    第六十七条 根据成品的分类，可划分为若干个区。

    第六十八条 每个区又可分为。

    第六十九条 成品按规定的位置放置后，要作明显的标识。

    第七十条 在明显的位置，要标明“库位配置图”，并随时显示库存动态。

    第七十一条 要编制好成品库存速查表，以便快速查出各个款式的库存情况。

    （三）成品入库、出库管理

    第七十二条 包装部出货组出完货后，剩下的成品要及时入库。

    第七十三条 成品入库必须由成品仓管与出货组长亲自办理交接手续。

    第七十四条 出货组长在移交成品入库时，必须具有成品入库明细表，否则仓管有权拒收。

    第七十五条 成品仓管要根据“入库明细表”查明入库成品与明细表数量、规格、颜色是否相符。如果不符，必须要求出货组长重新更正。

    第七十六条 成品仓管验证入库成品后，立即：1）开“入库单”；2）记入“成品库存速查表”；3）登记入账。

    第七十七条 如果出货组要在仓库提货，必须出示出货单，再由仓管组织配货。

    第七十八条 在配货过程中，要注意以下几点：

    1、要保持成品仓库的整齐，不可乱堆乱放。

    2、要根据“出货单”的要求配货。

    3、在配货过程中，不可随便拆开包装箱，要多少拆多少，而不能拆得太多，搞得凌乱不堪。

    4、货配好后，要重新整理好成品，不可混乱。

    第七十九条 货配好后，由仓管开好“出库单”与出货组长办理交接手续。

    第八十条 出好货后，仓管立即在“成品速查表”中冲减数量，并在账目中冲减，做到及时入账。

    五、滞料与滞成品管理

    第八十一条 滞料。凡质量（型号、规格、材质、效能）不合标准，存储过久，已无机会使用，或另有使用机会，但用量极少，且存量又多，有变质的顾虑或因陈腐劣化、革新等现象已不适用，需要专案处理的物料。

    第八十二条 滞料产生的原因。

    1、销售预测偏高，致使物料核算过剩。

    2、订单取消，剩余物料。

    3、工艺改变，所剩物料。

    4、质量不合格，没有及时退货。

    5、仓储管理不善，导致物料变质、劣化。

    6、请购不当，或请购重复。

    7、试验物料。

    8、代客加工余料。

    第八十三条 滞成品产生的原因。

    1、正常良品入库后，满三个月未销售，或未售完者。

    2、每次生产所产生的次品。

    3、订单取消。

    4、超制、缺码。

    5、退货。

    6、试制品。

    第八十四条 仓库管理人员每月要汇总“成品库存报表”、“滞成品库存报表”。仓库管理人员要经常盘点清仓，核实库存数量。如果发现与实物有异，立即查明原因并更正。

    第八十五条 仓库管理人员每月要编制“六个月无异动滞料明细表”、“三个月无异动成品明细表”直接上报给厂长办公室。

    第八十六条 厂长办公室根据滞料情况和滞成品情况，马上组织处理小组，追查滞料产生的原因，同时商讨处理方案和处理期限。

    第八十七条 滞成品、滞料处理小组把商讨好的处理方案呈交给总经理核审后再实施。

    第八十八条 处理小组把实施后的结果，编成资料送交总经理审查。

    第八十九条 处理方式（滞料）：1）转用；2）出售；3）交换；4）拆用；5）报废。

    第九十条 如果处理方式是属于“出售”、“交换”的部分就交给采购部处理，如果是“转用”就交给生产部处理，如果是报废，就交给仓库处理。

    第二节 进料验收管理流程

    第一条本 公司对物料的验收以及入库均依本办法作业。

    第二条 待收料。

    物料管理收料人员于接到采购部门转来已核准的“采购单”时，按供应商、物料别及交货日期分别依序排列存档，并于交货前安排存放的库位以利收料作业。

    第三条 收料。

    （一）内购收料

    1、材料进厂后，收料人员必须依“采购单”的内容，并核对供应商送来的物料名称、规格、数量和送货单及发票并清查数量无误后，将到货日期及实收数量填记于“请购单”，办理收料。

    2、如发觉所送来的材料与“采购单”上所核准的内容不符时，应即时通知采购处理，并通知主管，原则上非“采购单”上所核准的材料不予接受，如采购部门要收下该等材料时，收料人员应告知主管，并于单据上注明实际收料状况，并会签采购部门。

    （二）外购收料

    1、材料进厂后，物料管理收料人员即会同检验单位依“装箱单”及“采购单”开柜（箱）核对材料名称、规格并清点数量，并将到货日期及实收数量填于“采购单”。

    2、开柜（箱）后，如发觉所载的材料与“装箱单”或“采购单”所记载的内容不同时，通知办理进口人员及采购部门处理。

    3、如发觉所装载的物料有倾覆、破损、变质、受潮等异常时，经初步计算损失将超过5000元（含）以上者，收料人员即时通知采购人员联络公证处前来公证或通知代理商前来处理，并尽可能维持异常状态以利公证作业；如未超过5000元者，则依实际的数量办理收料，并于“采购单”上注明损失数量及情况。

    4、对于由公证或代理商确认，物料管理收料人员开立“索赔处理单”呈主管核示后，送会计部门及采购部门督促办理。

    第四条 材料待验。

    进厂待验的材料，必须于物品的外包装上贴材料标签并详细注明料号、品名规格、数量及入厂日期，且与已检验者分开储存，并规划“待验区”以为区分。收料后，收料人员应将每日所收料品汇总填入“进货日报表”以为入账清单的依据。

    第五条 超交处理。

    交货数量超过“订购量”部分应予退回，但属买卖惯例，以重量或长度计算的材料，其超交量的3%（含）以下，由物料管理部门于收料时，在备栏注明超交数量，经请购部门主管（含科长）同意后，始得收料，并通知采购人员。

    第六条 短交处理。

    交货数量未达订购数量时，以补足为原则，但经请购部门主管（含科长）同意者，可免补交，短交如需补足时，物料管理部门应通知采购部门联络供应商处理。

    第七条 急用品收料。

    紧急材料于厂商交货时，若物料管理部门尚未收到“请购单”时，收料人员应先洽询采购部门，确认无误后，始得依收料作业办理。

    第八条 材料验收规范。

    为利于材料检验收料的作业，质量管理部门就材料重要性及特性等，适时召集使用部门及其他有关部门，依所需的材料质量研订“材料验收规范”，呈总经理核准后公布实施，以为采购及验收的依据。

    第九条 材料检验结果的处理。

    （一）检验合格的材料，检验人员于外包装上贴合格标签，以示区别，物料管理人员再将合格品入库定位。

    （二）不合格验收标准的材料，检验人员于物品包装贴不合格的标签，并于“材料检验报告表”上注明不良原因，经主管核示处理对策并转采购部门处理及通知请购单位，再送回物料管理凭此以办理退货，如特采时则办理收料。

    第十条 退货作业。

    对于检验不合格的材料退货时，应开立“材料交运单”并检附有关的“材料检验报告表”呈主管签认后，凭此异常材料出厂。

    第十一条 实施修正。

    本办法呈总经理核准后实施，修订时亦同。

    第三节 发料作业管理流程

    第一条 领料。

    1、使用部门领用材料时，由领用经办人员开立“领料单”经主管核签后，向仓库办理领料。

    2、领用工具类材料（明细由公司自行制定）时，领用保管人应拿“工具保管记录卡”到仓库办理领用保管手续。

    3、进厂材料检验中，因急用而需领料时，其“领料单”应经主管核签，并于单据注明，方可领用。

    第二条 发料。

    由生产管理开立的发料单经主管核签后，转送仓库依工令及发料日期备料，并送至现场点交签收。

    第三条 材料的转移。

    凡经常使用或体积较大须存于使用单位者，由使用单位填制“材料移转单”向资料库办理移转，并每日下班前依实际用量填制“领料单”，经主管核签后送材料库冲转出账。

    第四条 退料。

    1、使用单位对于领用的材料，在使用时遇有材料质量异常，用料变更或用余时，使用单位应注记于“退料单”内，再连同料品缴回仓库。

    2、材料质量异常欲退料时，应先将退料品及“退料单”送质量管理单位检验，并将检验结果注记于“退料单”内，再连同料品缴回仓库。

    3、对于使用单位退回的料品，仓库人员应依检验退回的原因，研判处理对策，如原因系由于供应商所造成者，应立即与采购人员协调供应商处理。

    第四节 成品运输管理

    一、运输分段负责制

    1、货物由货源至销售部仓库的运输，由物管部负责。

    2、货物由仓库至经销或代理商的运输，由经销或代理商负责货物运输及运输途中的货物损失。特殊情况，另行处理。

    二、长途运输公司的选择

    1、有合法的经营资格取货、运输和送货，服务质量良好。

    2、门到门运输服务所需费用比较合理和低廉。

    3、能及时提供运输车辆以及关于货物在途运输情况等的查询。

    4、货物在运输中丢失或损坏，能及时处理有关索赔事项。

    5、正确填制提单与货票等运输凭证。

    三、运输方式的选择

    在保证货物按时到达的前提下，按照海运、铁路、公路、空运的顺序，优先选用排在前面的运输方式。

    四、长途运输合同的签订

    1、长途运输合同必须将货到付款、逾期罚款与货物损失赔偿三项写清楚。

    2、各区长途运输合同由储运主管签订，由销售部经理审批。

    3、合同执行完毕后，由签订人填写“长途运输台账”。

    五、市内运输管理

    1、市内运输车辆租用，运费商定由储运主管统一负责，在保证送货及时、安全的前提下，将运费控制在最低值。

    2、每次用车必须填写“市内运费凭证”，储运主管必须将“市内运费凭证”保存两年以上，以便核对。

    3、由于送货人员失误，如漏装货物或漏带工具，造成的重复运输费，由责任人员个人支付。

    4、租车人不得接受车主的任何礼品、宴请或免费服务。

    5、每月30日前，储运主管将上月“市内运费凭证”按编号顺序装订成册，并填写“市内运输台账”，报总经理审查。

    第五节 销售仓储管理

    一、仓库的租用

    1、仓库的筛选条件：

    （1）仓库租金比较合理和低廉。

    （2）四十英尺集装箱可运到仓库门口卸货，有铁路专用线者优先。

    （3）只租用地面一层库区。

    （4）库房防水、防火、防盗条件较好。

    （5）能在仓库附近提供办公场所和电话。

    2、仓库的租用程序：

    储运主管筛选提名两个以上，报销售部经理考查比较后，拟定仓库租用合同，报总经理审批。

    二、库内设施的设置

    货架、防潮托板、包装品架：由货物主管根据库房具体条件设计订购。库内照明、防火器材，由出租方负责。

    三、货物的出入库业务

    1、货物的出入库由储运主管组织装卸工、辅助工、临时工、库管员与交库人共同完成。

    2、入库时所有货物必须开包装检验，发现破损，由库管员与交货人核实后，注在入库单上，并于当天上报主管。出库时由提货人负责检验，验后在出库单上注明检验结果。

    3、检验后要按原样包装，包装质量由组装工负责。

    4、“出库单”、“入库单”所填货物品种、数量、完好情况必须与实际货物情况相符。

    5、库管员在见到“送货单”、“提货单”等有效凭证后，才能按照凭证办理出库业务。公司外部人员提货，必须经储运主管签字批准后，才能办理。

    四、货物的调拨

    货物在各经销商（终端）库房间的调拨。

    1、由货物管理员填报“调拨任务单”，经区域经理同意，报销售部经理批准后，交储运主管实施。

    2、“调拨单”由负责调出区经销商的客户经理填写，驾驶员在装车前与货物进行检查验收并在“调拨单”上签字。货到后，拨入区客户经理与驾驶员一起对货物进行检查、验收。

    3、拨入区客户经理在调出与拨入联上签名后，留存拨入联。调出联由驾驶员带回转交调出区客户经理。

    4、储运主管根据返回的调出联确认运输损失情况与到货日期，办理扣除赔偿后的运输支付手续。如果驾驶员没有将调出联交回，就不得支付运费，并在两日内与拨入区客户经理联系，掌握货物情况。

    五、货物在库内的码放

    1、分区、按品种码放，留出必要的通道。

    2、按包装箭头方向向上原则码放。

    3、搬放时要轻拿轻放、避免磕碰。

    六、货物保管账与动态信息管理

    1、“货物保管账”由库管员负责，“货物动态统计表”由货物管理员负责。

    2、货物保管账采用通用的商品出入库明细账页，货物名称要以可销售的最小单位记，要记清货物的包装件数、码放库区号或货架号及展示展厅名称。

    3、货物管理员每月必须填写“货物动态月报”。每月6日前，货物管理员将储运经理审核后的上月份“货物动态月报”报给销售部经理。

    七、货物盘点管理

    储运主管每月组织库管员、区域经理对库房及展厅的货物进行盘点，由库管员填写“货物盘点表”，经储运主管审核后，在5日前报销售部经理。

    八、仓库防火制度

    1、保持防火通道畅通无阻。

    2、保证防火器材完好有效。

    3、严禁烟火，任何人不得在库内吸烟和使用打火机、火柴等。

    4、严禁存放易燃、易爆物品。

    5、任何机动车辆不得进入库房。

    九、仓库防水制度

    1、每逢雨雪，库管员要认真检查库房有无漏水之处以及地面反潮对货物的影响。发现问题，及时向主管汇报。

    2、库房清扫洒水，不得沾湿或浸湿货物及包装。

    3、饮品不得放置在货物上面。

    十、仓库防鼠、防虫制度

    1、严禁在库房内存放食品。

    2、经常检查库内有无老鼠、蚂蚁、蛀虫，并投放药品。

    十一、仓库防盗制度

    1、严禁闲杂人员进入库房。库管员在离开库房时，要关好窗、锁好门。

    2、库房钥匙由库管员负责保管，库管员不得委托其他任何人代管钥匙。

    3、库管员必须检查库房门窗是否牢固可靠，发现问题及时向主管汇报，共同采取措施。

    第六节 物资管理适用表格

    表16-1 物资月度统计表

    年 月 日

    序号 品名 规格 上月库存 本月购进 本月发出 现有库存 数量 金额 数量 金额 数量 金额 数量 金额 主管： 会计： 仓管员： 复核：

    表16-2 物资入库验收单

    年 月 日

    来货单位 提货单号 品名 规格 单位 数量 进货单价 总金额 核拨价 合同号 验收及处理意见 采购员： 仓管员： 财务： 核价员：

    表16-3 物资盘点表

    盘点日期 年 月 日

    物资名称 料号 仓位 实盘数 账上数 差异数 单价差异 金额差异  原因

    表16-4 物资库存卡

    物料名称 料号 储存 仓位 物料等级□A□B□C 安全存量 最高存量 订购点 提前采购 时间 日期 入库出库  结存 日期 入库 出库 结存

    表16-5 物资进出存日报表

    年 月 日

    入方 出方 项目 本日发生 本月累计 项目 本日发生 本月累计 正常入库 正常出库 代存转入 代存转出 其他转入 其他转出 加工收回 削价损失 实价 增值 变价 减值 物料溢余 损耗报销 盘盈 盘亏 小计 小计 上日结存 本日结存合计 合计 备注   财会： 核算员： 仓管员：

    表16-6 物资出库单

    提领部门：年 月 日

    物料编号 品名 规格 单位 提领数量 核拨价 金额 仓位 当日结存  主管： 仓管员： 提货人：

    表16-7 调拨任务单

    调拨时限 调拨事由 货物名称 规格 型号 数量 调出地 调入地 备注  申请人 申请日期 审批意见 审批人 审批日期  完成情况记录：

    表16-8 报损单

    损失发生时间 损失发生地点 该段负责人 在场人员 造成损失过程 责任人什么责任 责任大小  确定人：

    确定日期： 损失状况直接损失（大写） 确定人： 日期： 赔偿人： 赔偿金额： 赔偿日期： 收款人： 破损货物处理情况： 审核人： 报表人： 日期：

    表16-9 货物报废单

    编号：

    序号 货物名称 规格 型号 数量 金额 报废原因 有关凭证 填报人 审批人 批准日期

    销毁情况： 销毁人：

    表16-10 长途运输台账

    序号 发货地点 发货人 主要货物 运输合同号 接货地点 接货日期 接货人 承运单位 驾驶员 实付运费 备注

    表16-11 货物动态统计表

    动态截止于 月 日

    序号 货物名称 规格 型号 动态日期 动态项目  北京存量  天津存量 大连存量 代销存量 出库数量 结存数量 货物状况  审核人： 填表人： 日期：

    表16-12 货物动态月报

    大区名称：动态截止于 月 日

    序号 货物名称 规格 型号 动态日期 动态项目 A展厅存量 B展厅存量  代销存量 从本区调出量 出库数量 结存数量 货物状况